3 passi per una scrivania sempre ordinata

Traduzione del post di Leo Babauta 3 Steps to a Permanently Clear Desk

Una volta la mia scrivania era invasa da tutto ciò su cui stavo correntemente lavorando – senza menzionare tutto ciò su cui non stavo lavorando: note, post-it, numeri di telefono, moduli da riempire, pile di roba su cui lavorare in un secondo momento. Ero troppo impegnato per metterla a posto e, quando lo facevo, l’ordine non durava molto.

Oggi è tutta un’altra storia. La mia scrivania è sempre ordinata, e ci tengo solo quello su cui sto lavorando e magari un taccuino e una penna per scrivere note, idee e cose da fare che saltano fuori al momento. È una sensazione di libertà, mi calma, riduce lo stress e il caos, rende più facile trovare ogni cosa e rende me più produttivo ed efficiente.

Come ho fatto la trasformazione? Beh, non è stato un processo semplice e sono migliorato con il passare degli anni, ma i passi base sono evidenziati qui in basso. La cosa importante da ricordare è che dovete avere un sistema in atto, e imparare a seguirlo diligentemente. Se no, mettete in ordine la vostra scrivania e presto sarà di nuovo sepolta dal disordine.

Molto del mio sistema è preso quasi interamente da “Getting Things Done” di David Allen. Una lettura obbligatoria, se non l’avete ancora letto.

Questo è il sistema:

1. Primo, prendete tutto ciò che è sulla scrivania e nei cassetti e mettetelo in pila. Fate una grande pila accanto alla scrivania. Da adesso, tutto ciò che vorreste mettere sulla scrivania, aggiungetelo alla pila. Poi, smistate come scritto sotto.

2. Smistate la pila dall’alto al basso. Non cambiate l’ordine, non dimenticate un singolo foglio di carta, né rimettetelo in pila. Fate di quel pezzo di carta quello che dovete farne, poi continuate con il successivo nella pila. Le opzioni sono: buttare, delegare, archiviare o metterlo in una lista di cose da fare dopo. In quest’ordine. Fatelo se richiede 2 minuti o meno per essere fatto. Se no, delegate o archiviate, poi segnatevelo in un lista di cose da fare.

3. Rifatelo almeno una volta al giorno per tenere la scrivania ordinata. Alla fine della giornata è meglio, ma io tendo a farlo durante il giorno. Una volta che avete smistato la pila, la vostra scrivania è pulita ed ordinata. Avete buttato, archiviato o in qualche modo messo tutto al proprio posto (non ammassato sulla scrivania o nei cassetti). Tenetelo così. Dovete seguire questo sistema: mettete tutto in pila, poi smistate un pezzo alla volta con una delle azioni descritte al punto 2. Se un pezzo è nella vostra lista di cose da fare, potete tenerlo in una cartellina “Azione”. Ma dovete regolarmente smistare questa cartellina (una volta al giorno o alla settimana) per essere sicuri che rimanga pulita.

È tutto qui. Avete un numero su un post-it? Non lasciatelo sulla scrivania. Archiviatelo sul telefono o sul computer. Avete qualcosa su cui dovete lavorare dopo? Non tenetelo sulla scrivania. Mettetelo nella vostra lista di cose da fare, e archiviate il foglio nella cartellina “Azione”. Archiviate, buttate o delegate tutto il resto.

Lasciare cose sulla vostra scrivania significa procrastinare (e io so di cosa sto parlando). Se lo rimandate, le cose si accumuleranno sicuramente sulla scrivania. Decidete subito cosa farne, agite.

Quello che ho descritto è una buona abitudine da imparare, ma richiede tempo. Fallimenti, anche. Ma ricordate a voi stessi che dovete farlo e fatelo. Presto diventerà un’abitudine a cui non potrete rinunciare. E credetemi, quando vi abituate ad avere la scrivania ordinata, non vorrete più “spezzare” quest’abitudine.